Метрики та KPI юридичної компанії: управління через цифру
Керівники юридичних компаній багато розмірковують як виміряти роботу своєї команди. Тож у цій статті не буде вступу про необхідність проведення оцифровування юридичної компанії. А відразу перейдемо до суті.
1. Метрики та KPI
Відразу зазначу принципову різницю між метриками та KPI. Метрики - це “чисті” дані юридичної компанії, без співвідношення до плану, без порівняння з іншими періодами та т.п. Тобто є висота, довжина та глибина вашого робочого столу і все.
KPI це про цілі які ви бажаєте досягти. Наприклад, збільшувати продажі кожного півріччя на 10 відсотків по відношенню до минулого.
Трохи про метрики
Показника KPI конструюються на підставі наявних даних у компанії. Тобто зібраних показників/метрик.
У минулій статті вже згадувалося про базові показники будь-якою юридичної фірми:
доходи (з прив'язкою до дати/проєкту/виконавця/практики)
видатки (з прив'язкою до дати/категорії витрат)
кількість лідів/нових звернень (з прив'язкою до дати/практики/виконавця та деталізації походження заявки - через сайт/реферали/повторні звернення)
стан обробки нових лідів
розподіл часу юриста
маркетингові показники всієї ЮК з прив'язкою до дати/виконавця (кількість проведених заходів/опублікованих статей/коментарів для ЗМІ/youtube записів (якщо є)/записів подкастів (якщо є)/постів/сторіс в корп/особ Fb чи Inst/BD зустрічей чи заходів)
З цих показників можна зібрати будь-який конструктор метрик.
Навіщо потрібно аналізувати і метрики?
Метрики це кардіограма вашої юридичної практики. І якщо її буде аналізувати “доктор”, що не розуміється на своїй справі, він там нічого не побачить. Показники метрик це як клондайк для однієї особи. Ніхто інший нічого тут не розбере та не зрозуміє. Власник же юридичного бізнесу тут побачить що потрібно. Що відбувається з фірмою у стратегічних чи короткострокових питаннях (яка тенденція валового доходу за останні сім років або цифри фактичних видатків у цьогорічному бюджеті).
Метрики тим і добрі, що можна побачити просто цифри. “Мені не потрібно на скільки ми перевищили бюджет за минулий період, ви покажіть скільки складає ця цифра”.
Зупинятися тут довго не будемо краще розберемо більше показники KPI.
Трохи про KPI
У свою чергу KPI це завжди про економію часу. Це про дзеркально інший підхід. “Я не хочу бачити мільйони цифр, покажіть чи йдуть в нас справи в кращу сторону чи ні?”
Більш досвідчені колеги, що займаються “оцифровкою” будь-якого бізнесу кажуть, що KPI не повинно бути багато.
Погоджуюся з цією думкою, бо коли ми у себе починали додавати певні KPI, почалися проблеми. Зрозуміли, що коротка щотижнева нарада-огляд KPI, виходить нарадою на годину з великим зануренням у матерії. Але наша ціль була - не більше 20 хвилин. Методом спроб та помилок знайшли певний баланс.
2. Система KPI
Тепер щодо показників KPI.
Їх можна вигадати багато. Однак потрібно погодитися, що це інструменти, що повинні допомагати швидко аналізувати та приймати рішення. А не навпаки відбирати час.
Наприклад, еквіті-партнер повинен відкрити панель (на смарт-годиннику, наприклад) та за 30 секунд з'ясувати стан справ, для цього потрібно не більше 5 KPI фірми. Більше він нічого дивитися не буде, бо не цікаво та немає часу.
Цей приклад не вказує, що інші KPI не потрібні. Просто працюють вони по-іншому.
Особистий принцип KPI
Важливо правильно розібратися: хто досягає KPI показники та які, та хто та як їх контролює.
Нагадаю головну рису показників KPI - вони повинні залежати від результатів роботи особи.
Іншими словами KPI правильно ставити до кожного в вашій команді.
Їх буде, наприклад 2-5 показників на кожного. Але це саме те, що треба.
Тоді власник бізнесу зможе контролювати роботу всієї компанії через призму виконання невеликої кількості показників кожним з команди. Це дає можливість зрозуміти хто у команді чим займається, та чи ефективний він для компанії.
Основи для KPI
Тепер поділимо юридичну компанію за категорією співробітників, щоб побачити їх KPI:
- Команда менеджменту (до цієї категорії відноситься власник/власники бізнесу та їх команда - секретар, офіс-менеджер, виконавчий директор. В невеликих компаніях адекватний офіс-менеджер замінює всіх трьох.)
- Юристи (якщо не брати до уваги великих гравців - це 4 статуси - практикант/молодший юрист/юрист/старший юрист)
- Окремі спеціалісти/Підрядники (маркетолог, SEO спеціалісти, SMM спеціалісти, бухгалтер/фінансист - може ще хтось є, але бачу цей пул як класичний на 2022 рік)
А з іншого боку подивимося на фірму як блоки процесів:
- Робимо маркетингові активності, щоб клієнт прийшов;
- Коли прийшов клієнт, потрібно продати послуги та її надати;
- Отримали кошти;
- Витратили кошти.